Excel进销存自动化 细节突破效率双提升

时间:2024-12-25

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如你所见,这是一个精心设计的简易进销存表格,其主要功能在于记录物品的出入库流水情况。表格的左侧部分,用户需手动添加物品信息。然而,在入库、出库以及库存的计算方面,表格已预设了相应的公式,能够实现数据的自动更新。

具体到公式设置,H2单元格中的公式如下所示: =SUMIFS(D:D, B:B, G2, C:C, H$1) 而I2单元格的公式则是: =SUMIFS(D:D, B:B, G2, C:C, I$1) 至于J2单元格,它所使用的公式为: =H2-I2 通过这些公式的应用,我们可以轻松地计算出物品的库存情况。

针对这个进销存系统,我们可以进行两项优化,以提升其使用体验。

首先,我们引入库存预警功能。当物品的库存数量低于设定值时,系统会自动以颜色标记来提醒用户。例如,若物品数量低于100,系统将自动以特定颜色进行标记。为此,我们需要选中G至J列,点击“开始”菜单,在“条件格式”中新建规则,并选择使用公式来确定条件。在公式输入框中,我们输入以下内容: =AND($J1'') 这样,当物品数量小于100时,系统便会自动标记颜色。

如果不同物品的报警阈值不同,比如口罩的报警值为1000,我们可以在物品列的最右边添加一列报警值。然后,选中G至K列,按照同样的方法设置条件格式,将公式更改为: =$J1 这样,当进行入库操作时,若数量大于报警值,系统会自动取消标记颜色提醒。

其次,为了防止出现负库存的情况,我们还需要确保出库数量不能小于库存量。例如,假设我们只有100个护目镜,那么在进行出库操作时,系统将不允许出库数量超过100,以避免出现负库存。为了避免负库存并限制数据录入,我们可以利用数据验证功能。具体操作如下:选中D列,点击“数据”选项卡,选择“数据验证”,在自定义输入框中输入以下公式: =VLOOKUP(B1, G:K, 4, 0)>=0 若尝试出库数量超过库存,系统将提示错误,如下所示。

通过这两项优化,我们的进销存系统将更加完善。你是否已经掌握了这些提升技巧?不妨动手尝试一下吧!